Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä
Tipsi Oy
Y-tunnus: 3578998-8
Osoite: Kartasalonkuja 38, 78300 Varkaus
Sähköposti: tiitus.hopia(at)tipsi.fi
Tietosuojavastaava: Tiitus Hopia

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
– Asiakassuhteen hoitaminen
– Tilausten ja palveluiden toimittaminen
– Laskutus ja kirjanpito
– Asiakaspalvelu ja yhteydenpito
– Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

2. Käsiteltävät henkilötiedot
– Nimi
– Syntymäaika
– Osoite, paikkakunta, postinumero
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite

3. Käsittelyn peruste
– Sopimus (asiakassuhde, tilaukset)
– Lakisääteinen velvoite (kirjanpito)
– Suostumus (esim. markkinointi)

4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tilauksen, sopimuksen tai yhteydenoton yhteydessä.
Tietoja voidaan päivittää asiakkaan ilmoittamien muutosten perusteella.

5. Automaattinen päätöksenteko tai profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

6. Tietojen säilytysaika
– Asiakastiedot: asiakassuhteen ajan ja kirjanpitolain mukaisesti 6 vuotta
– Markkinointitiedot: kunnes suostumus perutaan

7. Tietojen käsittely ja säilytys
Tietoja käsitellään seuraavissa järjestelmissä:
– Visman kirjanpito-ohjelma (Passeli Merit)
– Microsoft 365 -ympäristö (asiakastietokanta)
– Moonmanagen HallinnoIT-sovellus

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
– Jokainen käyttäjä tunnistautuu henkilökohtaisilla tunnuksilla.
– Käyttöoikeudet annetaan vain tehtävään nimetylle henkilöstölle ja poistetaan henkilön siirtyessä pois tehtävistään.
– Tiedot tallennetaan tietokantoihin, jotka on suojattu teknisesti (palomuurit, salaus) ja fyysisesti (lukitut tilat).
– Varmuuskopiot säilytetään suojatuissa ympäristöissä.

9. Tietojen luovutus
– Kirjanpito ja maksupalvelut: Visma
– Ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle

10. Rekisteröidyn oikeudet
– Tarkastusoikeus
– Oikeus tietojen oikaisuun ja poistoon
– Oikeus peruuttaa suostumus
– Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
– Valitusoikeus tietosuojavaltuutetulle

11. Yhteydenotot
Tietosuojaa koskevissa asioissa: tiitus.hopia(at)tipsi.fi